Los servicios de Albalia permiten a las entidades públicas y privadas evolucionar de un modelo de gestión documental mayoritariamente basado en gestión de documentos en papel, a un sistema de gestión documental esencialmente electrónico
Actualmente, la necesaria reducción de costes junto con el empuje de disposiciones legales como la Ley 11/2007 o la Ley 56/2007 está haciendo que entidades tanto públicas como privadas estén estudiando diversos planteamientos de mejora. Uno de los que está teniendo una mayor aceptación es el del despliegue de proyectos de “despapelización”, que permiten, mediante una transformación progresiva de procesos de un entorno tradicional papel a una gestión electrónica integral no sólo alcanzar de forma rápida la pretendida reducción de costes sino que, además, mejora notablemente la eficiencia de los sistemas y optimiza los recursos disponibles.
El trabajo de Albalia permite en una fase temprana de consultoría, la identificación de determinados procedimientos que requieren de un estudio profundo respecto a su “desmaterialización” y que se completan con propuestas concretas de mejora y el apoyo en la implantación de soluciones tecnológicas diversas, como la asistencia en la definición de modelos de firma digitalizada con valor probatorio, el despliegue de soluciones de firma electrónica automatizada, la recogida de evidencias electrónicas de las transacciones realizadas o la materialización práctica de conceptos tecnológicos englobados en la denominada “Diplomática Digital”.
En el ámbito bancario Albalia está llevando a cabo este servicio en entidades financieras con un doble objetivo, uno particular con la definición del procedimiento más adecuado para la optimización de procesos tradicionalmente gestionados en soporte papel, como la contratación de productos y servicios en oficinas y otro general con el establecimiento de las bases y conceptos básicos de gestión de documentos electrónicos, normalización de procesos y proyectos actuales y la definición de las bases necesarias para afrontar un proyecto de tratamiento de documentos electrónicos basado en el valor probatorio de las evidencias obtenidas.
Se pretende dar, en resumen, una visión novedosa sobre la preservación de evidencias electrónicas, basadas principalmente en la experiencia de los consultores y en los nuevos modelos de Administración electrónica aplicables también al sector privado. Conceptos como los de sede electrónica, cartulario o Códigos Seguros de Verificación sentarán la base sobre una nueva forma de “hacer”, “conservar” y “acceder” a los documentos electrónicos.
Casos de éxito
NovaCaixaGalicia ha confiado a Albalia la consultoría para la transformación del proceso de contratación en oficinas, actualmente ejecutado principalmente con documentos en papel hacia un entorno íntegramente electrónico en el que deben converger dos formas de contratación paralelas: la personación física del cliente y la utilización de elementos tecnológico, encontrando y desplegando soluciones que redunden en la confianza de las transacciones para todos los actores participantes, es decir tanto de cara al emisor/es como para el receptor/es de la transacción, lo que deriva en el establecimiento de un procedimiento electrónico respetuoso al máximo con la actual operativa de los gestores de las oficinas, pero que a su vez supla las necesidades probatorias de los documentos gestionados de este modo.
