La necesidad de gestionar el alto número facturas y recibos asociados a la actividad comercial de una empresa, implica asumir gastos asociados a la impresión, envío y manipulación del documento, lo que lleva aparejado un gasto aproximado de 1,2 euros por factura enviada (y recibida).
Con la entrada en vigor del Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, se consolida la posibilidad de remitir las facturas por medios electrónicos, con el consiguiente ahorro de costes.
Sin embargo la normativa ha ido evolucionando de manera incesante desde el año 2002 y continuará haciéndolo, de modo que las empresas no siempre están seguras sobre si están aprovechando todas las posibilidades que permite la legislación, o, incluso si están haciendo cosas incorrectamente.
Albalia Interactiva ha redactado el Manual “La Factura Electrónica” 
que han publicado ASIMELEC y RED.ES y que resuelve de forma sencilla muchos de los interrogantes que plantea la adopción de este sistema de facturación.
Como primera aproximación, las obligaciones de las empresas que emiten facturas electrónicas son las siguientes:
- Conservar los datos de las facturas. No es necesario conservar las facturas emitidas sino la “matriz” o Base de datos que permite generarlas
- Asegurar su legibilidad en el formato original
- Garantizar el acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión
- Firmar electrónicamente la factura o delegar esta acción en un tercero (subfacturación) o en el Receptor (autofacturación) y
- Contar con la aceptación por parte del receptor respecto al uso de esta modalidad de facturación.
Por otro lado, las obligaciones de las empresas que reciben facturas electrónicas se resumen en:
- Conservar las facturas recibidas en su formato original (electrónico) incluso aunque hayan sido necesarias transformaciones de datos internas. O delegar esta función en un tercero.
- Puede conservar la factura impresa con marcas gráficas PDF-417 (si bien es un formato POCO recomendable) , o almacenada en otros tipos de soporte
- Asegurar legibilidad en formato original
- Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión
- Disponer de software que permita verificar la firma y la identidad del emisor, así como la vigencia del certificado.
El desarrollo de un proyecto de facturación electrónica de cierto calado requiere la colaboración de expertos que resuelvan las dudas existentes de forma solvente. Esta necesidad es más clara en un contexto en el que muchas empresas están ofreciendo servicios de facturación electrónica obsoletos o incorrectos.
Albalia Interactiva se ha ganado el reconocimiento como la consultora más solvente en proyectos de factura electrónica y ha ayudado ya a empresas como Obralia, Caja de Madrid, Eurobits, Tirea, Unicaja, Caixa Galicia y otras a diseñar su proyecto de facturación electrónica de la forma más optimizada dentro de la diversidad de objetivos que estas entidades han señalado en su estrategia.
La ensayada metodología de Albalia Interactiva se resume en los siguientes puntos:
- Asesoría en la definición del modelo de facturación más adecuado.
- Análisis de procesos y tecnologías actuales y definición del nuevo modelo a adoptar. Definición de métricas para valorar las mejoras adoptadas.
- Dictamen jurídico que justifique la solución adoptada tanto en el marco de la normativa española como en el ámbito del Derecho Comunitario.
- Propuestas para ajustes de contratos y documentos de procedimientos que reflejen el nuevo modelo operativo de la empresa cliente.
- Definición de pautas de diseño de los sistemas informáticos en cooperación con los responsables de las áreas afectadas por la facturación electrónica.
- Desarrollo e integración de la solución técnica
- Ajustes del sistema en el entorno piloto en cliente.
- Funcionamiento y testeo en entorno piloto.
- Formación a Administradores.
- Paso a producción y uso de alcance limitado.
- Formación a las entidades asociadas destinatarias de las facturas.
- Generalización del sistema a todos los asociados participantes.
Entre las dudas que le ayudamos a resolver están las siguientes:
- Selección del rol principal de la empresa. (El proyecto de eFactura ¿debe iniciarse como emisor o como receptor?).
- Selección de tipo de certificado (¿sirve el certificado de persona jurídica?)
- Selección de prestador de servicios de certificación (¿es verdad que no sirven los certificado de FNMT?)
- Selección de sistema de validación (¿es necesario implantar un servicio de consulta OCSP?)
- Selección del formato de la factura (¿Es imprescindible utilizar el formato UBL?)
- Seleccionar el formato de firma (¿cómo puedo firmar facturas en PDF?)
- Conversión de formatos (¿Cómo convierto de EDIFACT al formato CCI-AEAT o a UBL?)
- Resolver problemas de Integración (¿Cómo puedo extraer los campos XML de un documento PDF?)
- Facturas rectificativas (¿es posible utilizar las Notas de Abono, según el RD 87/2005?)
- Manejar el papel y el formato electrónico en un proyecto (¿Puedo escanear las facturas recibidas en papel y destruir el papel?)
Si está pensando en acometer un proyecto de Factura Electrónica, salga de dudas contratando un seminario “in-company” donde le aclararemos todos los puntos a considerar. Después podrá decidir si le interesa o no contar con ayuda para desarrollar el proyecto.
Le resolveremos todas las dudas sobre aspectos básicos de criptografía, autoridades de certificación, certificados y firma electrónica y sobre el uso de la firma en la remisión electrónica de facturas. Y por supuesto, todo lo que debe saber para llevar a cabo un proyecto de factura electrónica correctamente
Contacte con
o visite nuestra página web: http://www.albalia.com
De momento, aquí dispone de la información más actualizada sobre la legislación aplicable a la eFactura en Europa y en España, incluyendo las normativas autonómicas especiales:
| Firma electrónica | |
| DIRECTIVA 1999/93/CE DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 13 de diciembre de 1999 por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica |
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| Ley 59/2003 de 19 de diciembre de Firma Electrónica |
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| ORDEN HAC/1181/2003, de 12 de mayo, por la que se establecen normas específicas sobre el uso de la firma electrónica en las relaciones tributarias por medios electrónicos, informáticos y telemáticos con la Agencia Estatal de Administración Tributaria. |
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| Resolución de 24 de julio de 2003 de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria por la que se establece el procedimiento a seguir para la admisión de certificados de entidades prestadoras de servicios de certificación electrónica |
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| Prestadores de certificación que emiten certificados reconocidos en España |
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| Factura Electrónica | |
| SEXTA DIRECTIVA DEL CONSEJO de 17 de mayo de 1977 en materia de armonización de las legislaciones de los Estados miembros relativas a los impuestos sobre el volumen de negocios. Sistema común del IVA: Base imponible uniforme (77/388/CEE) [Vigente a 15 de mayo de 2004] |
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| DIRECTIVA 2001/115/CE DEL CONSEJO de 20 de diciembre de 2001 por la que se modifica la Directiva 77/388/CEE con objeto de simplificar, modernizar y armonizar las condiciones impuestas a la facturación en relación con el impuesto sobre el valor añadido |
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| LEY 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria. |
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| ORDEN HAC/3134/2002, de 5 de diciembre, sobre un nuevo desarrollo del régimen de facturación telemática previsto en el artículo 88 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, y en el artículo 9 bis del Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre. |
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| RESOLUCIÓN 2/2003, de 14 de febrero, de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre determinados aspectos relacionados con la facturación telemática. |
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| REAL DECRETO 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido. |
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| Boletín Oficial de Vizcaya (Bizkaia) de 27 de abril de 2004 que contiene: NORMA FORAL 2/2004, de 23 de abril, de Medidas Tributarias en 2004. DECRETO FORAL 57/2004, de 6 de abril, por el que se regulan las obligaciones de facturación |
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| Boletín Oficial de Navarra de 9 de junio de 2004 que contiene el DECRETO FORAL 205/2004, de 17 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. |
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| Boletín Oficial de Guipuzcoa (Gipuzkoa) de 25 de junio de 2004 que contiene: DECRETO FORAL 61/2004, de 15 de junio por el que se regulan las obligaciones de facturación. |
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| 100 preguntas sobre el IGIC |
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| A efectos de comparación con el REAL DECRETO 1496/2003, se incluye la referencia al DEROGADO REAL DECRETO 2402/1985, de 18 de diciembre de 1985, por el que se regula el deber de expedir y entregar factura que incumbe a los empresarios y profesionales. |
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| REAL DECRETO 87/2005, de 31 de enero, por el que se modifican el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, el Reglamento de los Impuestos Especiales, aprobado por el Real Decreto 1165/1995, de 7 de julio, y el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre |
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| ORDEN HAC/1181/2003, de 12 de mayo, por la que se establecen normas específicas sobre el uso de la firma electrónica en las relaciones tributarias por medios electrónicos, informáticos y telemáticos con la Agencia Estatal de Administración Tributaria. | |
| Resolución de 24 de julio de 2003 de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria por la que se establece el procedimiento a seguir para la admisión de certificados de entidades prestadoras de servicios de certificación electrónica. | |
| Autorización de la AEAT a Camerfirma para la emisión de certificados utilizados en Facturación Electrónica |
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| Autorización de la AEAT a Camerfirma para la emisión de certificados de uso tributario |
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| Informe sobre escrito de AECOC (Asociación Española de Codificación Comercial) sobre Propuesta de modificacióndel apartado tercero, punto 2 de la Resolución de 14 de febrero del Director General de la AEAT. |
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| Otros certificados admitidos en Facturación Electrónica |
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| Otros certificados admitidos en usos tributarios |
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| Prestadores de certificación que emiten certificados reconocidos en España, y que pueden ser utilizados en la firma de Facturas electrónicas (OJO, a nivel internacional NO SE CONSIDERAN RECONOCIDOS los certificados de PERSONA JURÍDICA) |
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